Délais de convocation et documentation à mettre à disposition des associés dans les coopératives agricoles

Délais de convocation et documentation à mettre à disposition des associés dans les coopératives agricoles

Le respect des délais de convocation et de communication des documents constitue une garantie essentielle du droit à l’information des associés. Ces obligations doivent être prises en compte dès la fixation de la date de l’assemblée générale ordinaire.

Les délais légaux à respecter

Deux délais principaux encadrent la préparation de l’assemblée générale d’une coopérative agricole :

• 1. Délai de communication aux commissaires aux comptes
  Conformément à l’article R.524-18 du Code rural et de la pêche maritime, les comptes annuels, consolidés, ainsi que le rapport de gestion doivent être transmis aux commissaires aux comptes au moins un mois avant la convocation de l’assemblée générale. Ce délai permet aux commissaires d’exercer leur mission de contrôle et d’établir leurs rapports destinés aux associés.
• 2. Délai de convocation des associés
  L’article R.524-13 impose un délai minimum de 15 jours entre l’envoi de la convocation et la tenue de l’assemblée. La convocation, adressée individuellement à chaque associé, doit préciser le lieu, la date, l’heure ainsi que l’ordre du jour de la réunion.

En pratique, entre la réunion du conseil d’administration arrêtant les comptes et l’assemblée générale appelée à les approuver, il convient de prévoir un délai total d’environ 45 jours.

Les particularités des coopératives agricoles à section

Dans les coopératives dotées de sections, les assemblées de section précèdent obligatoirement l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire dite assemblée plénière (article 34 du modèle de statuts, type 3).
Ces réunions de section ont un rôle limité :

• informer les associés,
• discuter des questions inscrites à l’ordre du jour de l’assemblée plénière,
• élire les délégués appelés à représenter la section.

Elles ne peuvent pas adopter d’autres décisions et aucun délai légal n’est imposé entre la date de la dernière assemblée de section et celle de l’assemblée plénière.

Ainsi, il est possible d’organiser l’assemblée plénière le même jour que la dernière assemblée de section, ce qui ne rallonge pas le délai global de 45 jours. Il suffit, dans ce cas, que ;

• la convocation individuelle aux assemblées de section précise que les délégués élus seront convoqués à l’assemblée plénière,
• la convocation mentionne la date, le lieu et l’heure de l’assemblée plénière,

Ainsi, il semble possible de tenir la réunion de l’assemblée plénière le jour même de la dernière des assemblées de section.

Les documents à mettre à disposition

Dès l’arrêté des comptes par le conseil d’administration, les documents suivants doivent leur être communiqués aux commissaires aux comptes :

• comptes annuels et consolidés,
• rapport de gestion.

Au plus tard 15 jours avant l’assemblée de section ou l’assemblée générale, chaque associé doit pouvoir consulter :

• les comptes annuels et le rapport de gestion
• éventuellement, les comptes consolidés ou combinés et le rapport de gestion du groupe.
• les rapports des commissaires aux comptes, y compris le rapport sur les conventions règlementées
• le texte des résolutions proposées,

Ces documents doivent être accessibles au siège social, dans la circonscription de chaque section, ou dans tout autre lieu déterminé par la coopérative. La convocation doit mentionner cette faculté de consultation (article R.524-13).

Par ailleurs, la convocation à l’assemblée générale appelée à statuer sur les comptes doit inclure un document du conseil d’administration présentant les modalités d’affectation du résultat (intérêts et ristournes attribués aux associés) et être accompagné d’une attestation du commissaire aux comptes confirmant ces informations.